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Consejos para cambiar de administrador de comunidades

Jul 29, 2022 | Comunidades, Destacadas, Últimas entradas

En un momento como el actual es necesario contar con un administrador de comunidades, que se encargará de velar y gestionar todos los problemas que puedan suceder en la propiedad donde resides. Es posible que se produzcan situaciones donde la mejor solución sea optar por una nueva persona encargada y por ende, cambiar de administrador de comunidades.

No es fácil tomar la decisión de cambiar de administrador de comunidades, pero es cierto que deberás evaluar todas las alternativas existentes. Normalmente, cuando se toma la decisión es debido principalmente a que no existe una relación de confianza y seguridad entre la comunidad y la entidad que se encargará de administrar la comunidad o finca.

¿Es difícil cambiar de administrador de comunidades?

Es posible que no lo sepas, pero si reúnes las capacidades suficientes, cambiar de administrador de fincas puede resultar más fácil de lo que te puedes imaginar. Eso sí, en muchas ocasiones, la desinformación puede comportar problemas que en el peor de los casos pueden terminar en litigios legales.

Para no llegar a esa situación, se recomienda analizar correctamente lo que está sucediendo. Por ello, es necesario que evaluemos si realmente el profesional realiza adecuadamente sus funciones o si bien, tenemos algunos desacuerdos con sus decisiones, poniendo en peligro la estabilidad de la comunidad. 

Evita la indemnización al cambiar de administrador

Es bastante factible que nos encontremos con la situación en la que tengamos que indemnizar al vigente administrador de fincas al cambiarlo. Esto es debido principalmente a que no hemos leído suficientemente bien la letra pequeña del contrato que nos vincula profesionalmente con él e ignoramos las cláusulas existentes hasta el momento. 

Fecha del actual contrato

Se ha comentado anteriormente, pero se suele obviar. Cualquier contrato por prestación de servicio tiene una fecha de inicio y otra de finalización. En el caso de los administradores de fincas no es distinto al resto. Por ello, se estipula según la Ley de Propiedad Horizontal que en caso de que no se pueda comprobar que existe una fecha concreta, el acuerdo sería de un año.

Sobre el papel, las cosas son muy fáciles y sencillas, pero realmente no es así. A la práctica, nos encontramos con un período que no se respeta habitualmente, y se suele despedir después de la renovación automática de contrato o antes de la finalización del mismo, por lo que se podría pedir una indemnización por incumplimiento del acuerdo alcanzado por ambas partes.

Una de las alternativas que se suelen plantear en estos casos es que se le notifique previamente al especialista de que su contrato va a finalizar y que desde la comunidad no se tiene la intención de renovar y seguir contando con sus servicios. En ese caso, se le abonaría la cantidad pactada antes y se cumpliría con los términos acordados. 

Es posible que nos encontremos con la situación de que  no se ha cumplido los acuerdos legales y funciones que están estipuladas en el contrato. En ese caso, la Comunidad de propietarios debería exigir el correcto cumplimiento y si se diera el caso, solicitar las indemnizaciones por daños.

Ley de propiedad horizontal

Como se ha comentado anteriormente, se establece que la duración de un contrato con el administrador de fincas, ya esté estipulado por escrito o no, es de un año. Así lo estipula el artículo 13.7 de la ley de Propiedad Horizontal: Salvo que los estatutos de la comunidad dispongan lo contrario, el nombramiento de los órganos de gobierno se hará por el plazo de un año”. De este modo, se considera que el tiempo prudencial para notificar que no se quiere seguir con el acuerdo existente sea entre 1 y 3 meses, siempre y cuando se produzca en una junta ordinaria. 

En el caso de que se decida hacer el cese en una junta general extraordinaria, deberá indemnizar al profesional según lo estipulado  o bien se tendrá que pagar el importe que corresponda entre el mes del cese y los pendientes hasta la finalización del contrato. Eso sí, en caso de que sea cesado el anterior administrador, se tendrá que justificar la decisión siempre y cuando se hayan cometido irregularidades.

¿Cómo cambiar de administrador?

Puede parecer un trámite complicado de gestionar, pero no lo es. Por ello, es posible que nos encontremos con múltiples situaciones donde no se proceda a actuar con normalidad. Entre ellas, nos podemos encontrar con deficiencias en la gestión administrativa que terminen comportando problemas en el correcto funcionamiento de la comunidad de vecinos. 

Esta situación puede comportar una serie de conflictos internos que deberían ser solucionados por el propio administrador, pero suele darse el caso de que éste ceda el testigo a los propietarios o inquilinos de cada una de las viviendas.

Si este es el caso, te recomendamos varias soluciones: 

Testea la comunidad

En muchas ocasiones nos olvidamos de ello, pero no hay mejor fuente de conocimiento para saber que necesita u opina una persona que preguntarle. Por ello, es recomendable optar por preguntarle directamente a los propietarios o inquilinos por su visión acerca de una situación determinada. 

Eso sí, es posible que en comunidades de vecinos grandes no tengas un trato con la mayoría de ellos, por lo que podrías instar al administrador de fincas a convocar una reunión o junta de vecinos. 

Es posible que el propio presidente de la comunidad no quiera realizar ningún cambio. Si se diese ese caso, es posible convocar una junta de vecinos de carácter extraordinario, siempre y cuando cuente con el 25% del apoyo de los propietarios. Todo ello, te hará tener una idea general de lo que sucede y si los vecinos también tienen la necesidad de cambiar de administrador de comunidades.  

Prepárate para la confrontación

Es el momento de afrontar la decisión tomada y de comunicarla al administrador de comunidades, algo que puede acarrear algunas consecuencias, como cierto malestar entre las partes, ocultación de documentación, entre otros. Puede parecer algo extraño, pero suele suceder con más frecuencia de lo que se puede esperar en estos casos.

El hecho de cambiar de administrador de comunidades puede parecer algo complicado, pero no es el caso. A la parte saliente no le gustará la decisión tomada por la comunidad y puede que ponga excusas para alargar el contrato, pero siempre y cuando se le haya notificado con un tiempo prudencial, podremos convocar una junta extraordinaria.

Pasos a seguir

Si se diese el caso de que se quiere cambiar de administrador de comunidades, pero no se puede convocar una junta ordinaria, existen varias acciones a realizar que pueden permitir la toma de decisiones. Eso sí, todas y cada una de ellas deben contar con el apoyo del 25% de la comunidad de propietarios o bien ser convocada por el presidente.

Convoca una junta extraordinaria

La junta extraordinaria tiene que estar detallada desde el primer momento y en este caso se debe saber con anterioridad que se van a reunir para cambiar de administrador. No hay que olvidarse de que no es estrictamente obligatorio contar ya con otro administrador, pero se recomienda tener varios presupuestos y escogerlo. Esto hará que la comunidad no se quede sin un gestor durante un tiempo y a la vez garantiza la seguridad de la misma. 

Punto del orden del día

En el orden del día de la junta extraordinaria debe aparecer claramente que se ha convocado para el cese del actual administrador de fincas o comunidades. Esto no dará lugar a equívocos. En el caso de que finalmente se estipule que es necesario un cambio de administrador, esto debe estar recogido en las actas. Eso sí, no hay que olvidarse de que debe aparecer los nombres de los que están a favor, de los que han votado en contra, el coeficiente de participación y el lugar y fecha de cuando se ha realizado la reunión.

Cesión de documentación

Sucede habitualmente que el anterior administrador ponga reticencias a la entrega de la documentación comunitaria, pero no es un hecho legal. Por ello, se recomienda insistir hasta que lo devuelva. La persona encargada de hacerlo debe ser el presidente de la comunidad, el secretario o bien el administrador entrante. 

En ningún momento se puede negar a la entrega de la documentación, llegando a incurrir en un delito de apropiación indebida. Según el artículo 1720 del Código Civil: “Todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones y a abonar al mandante cuanto haya recibido en virtud del mandato, aun cuando lo recibido no se debiera al segundo.”

Ya tenemos nuevo administrador, ¿y ahora qué?

Lo primero que debe hacer el nuevo administrador es añadir la comunidad de propietarios al sistema y verificar que toda la documentación aportada esté al corriente. A todo ello,  deberá comprobar que el saldo entregado y el disponible en la cuenta bancaria case con los datos facilitados.  Una vez realizado, tendrá que comunicárselo a los vecinos. 

Una vez que estén dados estos pasos, se tendrá que convocar una junta y presentarse a todos los inquilinos y copropietarios para, posteriormente, aprobar las cuentas del año anterior y la documentación aportada por el anterior gestor. Por otro lado, tendrá que dar a conocer su modo de trabajo y proponer algunos cambios para reducir los gastos y mejorar los problemas que pueden producirse.