La firma online ante notario llega a España por primera vez, para tramitar contratos, constituir sociedades, o nombrar administradores de forma telemática, a distancia. Se puede realizar desde el 9 de noviembre y se hará mediante videoconferencia y la autorización y firma de los documentos requeridos en cada caso se llevará a cabo a través de la sede electrónica notarial, a la que se accede a través del Portal Notarial del Ciudadano.
La Firma Online ante notario: Abriendo fronteras
La posibilidad de que los notarios utilicen firmas online darán respuesta a la exigencia de la Unión Europea de permitir que cualquier ciudadano, dentro o fuera de la Unión Europea, pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro sin necesidad de presencia física, una requisito que fue incorporado a la legislación española en mayo pasado (Ley 11/2023) dando seis meses a los notarios para adaptar sus sistemas informáticos y aplicarla.
Este hecho representa un avance crucial en la adaptación a las tecnologías modernas. Este cambio no solo acelera los procesos, sino que también facilita la participación de todas las partes involucradas, independientemente de su ubicación geográfica.
Agilizar los trámites societarios
La videoconferencia va a permitir agilizar trámites societarios que urgen a las empresas, o resolver situaciones societarias en las que es difícil reunir presencialmente a todas las personas que habrían de estar, porque los legisladores han extendido la posibilidad de usar medios telemáticos a más trámites que la mera constitución de sociedades que exigía la directiva.
En la lista de trámites que pueden resolverse íntegramente online no hay ninguno de los que realizan los particulares con mayor frecuencia, como la firma de compraventas, préstamos o el testamento.
Los límites de la firma online ante notario
La comprobación de que las personas que firman papeles lo hacen libremente y sin ser coaccionados es una labor fundamental del notario. Por videoconferencia sólo se puede ver un plano del cliente, por lo que el legislador no puede saber en qué condiciones está la persona que está al otro lado de la pantalla y mucho menos saber si se están produciendo circunstancias negativas que afecten a su decisión.
Es por ello que los trámites puramente telemáticos se reducen a documentos de ámbito mercantil como constitución de sociedades, ampliaciones de capital, nombramiento de administradores, cambios de domicilio de sociedades, actas de junta general, etc.
Agilizando los trámites más comunes
Que no se pueda realizar la firma online ante notario de procesos como matrimonio, divorcio, herencias o hipotecas no quiere decir que no puedan aprovechar el portal digital de los notarios y sistemas como la videoconferencia para agilizar esos trámites.
Pueden hacer telemáticas todas las entrevistas previas de asesoramiento, la consulta de documentos o de escrituras ya firmadas, y de esa forma sólo deberán desplazarse hasta la notaría el día de la firma.
Aunque estos avances aceleren los procesos, la compraventa de un inmueble es un proceso largo y lleno de matices. Por ello, es importante contar con un asesor comercial si deseas valorar tu piso para la venta.
Uno de los pocos trámites, si no el único, que sí podrán hacer por videoconferencia los particulares es la tramitación de poderes notariales online, siempre que no sean poderes generales, sino para una cuestión concreta, ya que se considera que, en ese caso, las posibles consecuencias negativas son más limitadas.
También se prevé que puedan firmarse testamentos en circunstancias excepcionales de confinamiento por pandemia.
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